第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關(guān)檔案包括：  

（一）文書(shū)、科技（科研、基建、設備）、人事、會(huì )計檔案；  

（二）機關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專(zhuān)業(yè)檔案；  

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；  

（四）業(yè)務(wù)數據、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案；  

（五）印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；  

（六）其他檔案。

前款（一）（二）（三）項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。  

第二十四條 機關(guān)全部檔案構成一個(gè)全宗。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱(chēng)發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。機關(guān)應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》（DA/T12）執行。

第二十五條 機關(guān)檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關(guān)規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關(guān)履行職責過(guò)程中應當按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。  

文件材料形成時(shí)，應當采用耐久、可靠、滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。  

歸檔文件材料應當真實(shí)、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。  

第二十七條 機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

機關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料；機關(guān)設立臨時(shí)機構處理專(zhuān)項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料；機關(guān)承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)形成的歸檔文件材料；機關(guān)向社會(huì )和個(gè)人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。

第二十八條 機關(guān)應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。機關(guān)內部機構或工作職能發(fā)生變化時(shí)應當及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì )計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專(zhuān)門(mén)規定。

機關(guān)所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行。

第二十九條 文書(shū)檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》制定執行。

會(huì )計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會(huì )計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》（DA/T2）、《建設項目檔案管理規范》（DA/T28）及《國家電子政務(wù)工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821）和《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）規定。其他門(mén)類(lèi)檔案收集范圍按照國家相關(guān)規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數據方案》（DA/T46）、《照片類(lèi)電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數據方案》（DA/T63）等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關(guān)應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動(dòng)。

機關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機構（問(wèn)題）、保管期限等分類(lèi)項進(jìn)行復式分類(lèi)，有專(zhuān)門(mén)規定的，從其規定。

第三十二條 機關(guān)檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。

文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理?？萍紮n案、人事檔案、會(huì )計檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關(guān)檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。

機關(guān)檔案門(mén)類(lèi)宜按照文書(shū)（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會(huì )計（KU）、專(zhuān)業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數據（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁(yè)信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物檔案（SW）設置一級門(mén)類(lèi)代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門(mén)類(lèi)代碼。專(zhuān)業(yè)檔案按照相關(guān)規定設置二級門(mén)類(lèi)代碼。

第三十四條 機關(guān)檔案應當編制檢索工具，滿(mǎn)足手工檢索和計算機檢索需要。

機關(guān)檔案應當按照《檔案著(zhù)錄規則》（DA/T18）進(jìn)行著(zhù)錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應當詳細著(zhù)錄背景、人物、來(lái)源等信息。檔案著(zhù)錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協(xié)調對應。  

第三十五條 機關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門(mén)歸檔；采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規定的，從其規定。  歸檔時(shí)交接雙方根據歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續。機關(guān)檔案實(shí)現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數據。任何部門(mén)和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。

滿(mǎn)足本規定第五章規定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以?xún)H以電子形式進(jìn)行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關(guān)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實(shí)體安全和信息安全。機關(guān)應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關(guān)總體應急預案。

第三十八條 機關(guān)應當做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無(wú)關(guān)的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。

第四十條 機關(guān)檔案部門(mén)應當定期組織人員對檔案數量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時(shí)對受損、易損檔案進(jìn)行修復、復制或作其他技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復制備份，做出修復說(shuō)明。

第四十二條 機關(guān)應當為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

第五節 鑒定與銷(xiāo)毀

第四十三條 機關(guān)應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進(jìn)行，由辦公廳（室）負責人主持，檔案部門(mén)會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家參與。鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應當按規定予以銷(xiāo)毀。

第四十四條 經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應當按照以下程序銷(xiāo)毀。

（一）機關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時(shí)間、應保管期限、已保管時(shí)間和銷(xiāo)毀時(shí)間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準；

（二）機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、檔案部門(mén)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)；

（三）機關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應當按照檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在檔案銷(xiāo)毀后，應當在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。

電子檔案和檔案數字復制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄銷(xiāo)毀活動(dòng)。

涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。

第六節 利用與開(kāi)發(fā)

第四十六條 機關(guān)應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。

利用檔案應當履行查閱手續，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監督。

第四十七條 機關(guān)應當按照《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規定，及時(shí)向同級國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。

第四十八條 機關(guān)應當積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專(zhuān)題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關(guān)應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關(guān)應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)等情況定期統計并建立完備的臺賬。

統計結果應當真實(shí)、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。

第五十一條 機關(guān)應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門(mén)、上級檔案部門(mén)。機關(guān)應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關(guān)應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應當同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關(guān)規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線(xiàn)移交或離線(xiàn)移交。在線(xiàn)移交應當通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )，不得通過(guò)未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

電子檔案移交后，機關(guān)繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。

第五十四條 機關(guān)撤銷(xiāo)或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。

（一）撤銷(xiāo)機關(guān)的檔案，應當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交；

（二）撤銷(xiāo)機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；    

（三）一個(gè)機關(guān)并入另一個(gè)機關(guān)或幾個(gè)機關(guān)合并為一個(gè)新的機關(guān)，其檔案應當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；  

（四）機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關(guān)應當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規劃。

機關(guān)檔案信息化工作應當與機關(guān)信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調配合，實(shí)現系統互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條 機關(guān)應當開(kāi)展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關(guān)應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開(kāi)展檔案數字化工作。

檔案數字化應當符合真實(shí)性管理要求，數字化過(guò)程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質(zhì)檔案數字化按照《紙質(zhì)檔案數字化規范》（DA/T31）執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62）執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關(guān)規定執行。

機關(guān)應當積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。

第五十九條 機關(guān)應當開(kāi)展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質(zhì)量符合《檔案著(zhù)錄規則》（DA/T18）等標準規范要求。

各門(mén)類(lèi)傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關(guān)應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）確定的職責與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò )基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿(mǎn)足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。

機關(guān)檔案部門(mén)應當配置獨立的專(zhuān)業(yè)服務(wù)器和專(zhuān)用存儲設備。服務(wù)器和存儲設備應當滿(mǎn)足高效、可用、可擴展等要求。

機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿(mǎn)足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關(guān)辦公自動(dòng)化系統和其他業(yè)務(wù)系統應當嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預歸檔。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價(jià)辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執行。

電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應當與電子政務(wù)云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿(mǎn)足長(cháng)期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。

第六十四條 機關(guān)應當為電子檔案安全存儲配置在線(xiàn)存儲系統。在線(xiàn)存儲系統應當實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關(guān)應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤(pán)、硬磁盤(pán)等離線(xiàn)存儲介質(zhì)對電子檔案實(shí)行離線(xiàn)備份。具備條件的，應當對電子檔案進(jìn)行近線(xiàn)備份和容災備份。

機關(guān)應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動(dòng)應當記入電子檔案管理過(guò)程元數據。

第六十六條 機關(guān)應當統籌開(kāi)展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)單獨或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎勵。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著(zhù)成績(jì)的；

（二）檔案保管、保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的；

（三）檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的；

（四）檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的；

（五）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的；

（六）從事專(zhuān)（兼）職檔案工作滿(mǎn)15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)責令限期改正；情節嚴重的，由有關(guān)主管部門(mén)對機關(guān)直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

（一）機關(guān)未統一管理機關(guān)檔案或未按規定形成、收集檔案的；

（二）機關(guān)未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門(mén)，未按要求配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員的；

（三）將機關(guān)應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關(guān)檔案部門(mén)的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護要求的；

（五）拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。